ระเบียบงานสารบรรณข้อ 10 แบ่งหนังสือราชการเป็น 6 ชนิด บทความนี้ไล่แต่ละชนิดกับแบบท้ายระเบียบ ขนาดครุฑและกระดาษตามตัวบท และบอกตรง ๆ ว่าขอบกระดาษกับขนาดอักษรของเนื้อความระเบียบไม่ได้กำหนด
ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ข้อ ๑๐
“หนังสือ มี ๖ ชนิด คือ ๑๐.๑ หนังสือภายนอก ๑๐.๒ หนังสือภายใน ๑๐.๓ หนังสือประทับตรา ๑๐.๔ หนังสือสั่งการ ๑๐.๕ หนังสือประชาสัมพันธ์ ๑๐.๖ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ”
ที่มา: ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ข้อ ๑๐
ในแอป Ekkasarn AI คำว่า “แบบเอกสาร” หมายถึงแบบที่ร่างได้ ซึ่งไม่เท่ากับ 6 ชนิดนี้ เช่น คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ เป็นแบบเอกสารสามแบบของชนิดหนังสือสั่งการ ส่วน TOR กับโครงการไม่ใช่ชนิดหนังสือตามข้อ 10
นิยามและแบบท้ายระเบียบของแต่ละชนิด
“หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑเป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก ให้จัดทำตามแบบที่ ๑ ท้ายระเบียบ…”
“หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ และให้จัดทำตามแบบที่ ๒ ท้ายระเบียบ…”
“หนังสือประทับตรา ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ ๓ ท้ายระเบียบ…”
ที่มา: ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ข้อ ๑๑ · ข้อ ๑๒ · ข้อ ๑๔
“คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ ๔ ท้ายระเบียบ…”
“ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ ๕ ท้ายระเบียบ…”
“ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ ๖ ท้ายระเบียบ…”
ที่มา: ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ข้อ ๑๖ · ข้อ ๑๗ · ข้อ ๑๘
“หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้ เว้นแต่จะมีกฎหมายกำหนดแบบไว้โดยเฉพาะ”
“ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนว ทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ ๗ ท้ายระเบียบ…”
“แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการ ของทางราชการ หรือเหตุการณ์หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษตราครุฑ และ ให้จัดทำตามแบบที่ ๘ ท้ายระเบียบ…”
“ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ ให้จัดทำ ตามแบบที่ ๙ ท้ายระเบียบ…”
ที่มา: ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ข้อ ๑๙ · ข้อ ๒๐ · ข้อ ๒๑ · ข้อ ๒๒
“หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่ทางราชการทำขึ้นนอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี ๔ ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น”
“หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่ บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไปไม่จำเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ ๑๐ ท้ายระเบียบ…”
ที่มา: ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ข้อ ๒๓ · ข้อ ๒๔
ตัวเลขในส่วนนี้ยกจากตัวบททั้งหมด
“ตราครุฑสำหรับแบบพิมพ์ ให้ใช้ตามแบบที่ ๒๖ ท้ายระเบียบ มี ๒ ขนาด คือ ๗๑.๑ ขนาดตัวครุฑสูง ๓ เซนติเมตร ๗๑.๒ ขนาดตัวครุฑสูง ๑.๕ เซนติเมตร”
ที่มา: ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ข้อ ๗๑
“…มาตรฐานกระดาษโดยปกติให้ใช้กระดาษปอนด์ขาว น้ำหนัก ๖๐ กรัม ต่อตารางเมตร มี ๓ ขนาด คือ ๗๔.๑.๑ ขนาดเอ ๔ หมายความว่า ขนาด ๒๑๐ มิลลิเมตร × ๒๙๗ มิลลิเมตร…”
“กระดาษตราครุฑ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ ๔ พิมพ์ครุฑตามข้อ ๗๑.๑ ด้วยหมึกสีดำ หรือทำเป็นครุฑดุน ที่กึ่งกลางส่วนบนของกระดาษ ตามแบบที่ ๒๘ ท้ายระเบียบ”
“กระดาษบันทึกข้อความ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ ๔ หรือขนาดเอ ๕ พิมพ์ครุฑ ตามข้อ ๗๑.๒ ด้วยหมึกสีดำที่มุมบนด้านซ้าย ตามแบบที่ ๒๙ ท้ายระเบียบ”
ที่มา: ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ข้อ ๗๔ · ข้อ ๗๕ · ข้อ ๗๖
“หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและดำเนินการ ทางสารบรรณด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ แบ่งเป็น ๓ ประเภท คือ ๒๘.๑ ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น ๒๘.๒ ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว ๒๘.๓ ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ เท่าที่จะทำได้”
“ให้ระบุชั้นความเร็วด้วยตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง ๓๒ พอยท์ ให้เห็นได้ชัดบนหนังสือและบนซอง ตามที่กำหนดไว้ในแบบที่ ๑ แบบที่ ๒ แบบที่ ๓ และแบบที่ ๑๕ ท้ายระเบียบ โดยให้ระบุคำว่า ด่วนที่สุด ด่วนมาก หรือด่วน สำหรับหนังสือตามข้อ ๒๘.๑ ข้อ ๒๘.๒ และข้อ ๒๘.๓ แล้วแต่กรณี”
ที่มา: ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ข้อ ๒๘
บอกตรง ๆ ว่าตัวเลขไหนมาจากตัวบท ตัวเลขไหนเป็นค่าที่ตัวส่งออกของ Ekkasarn AI ใช้
ระเบียบสารบรรณไม่ได้กำหนดขอบกระดาษ ฟอนต์ หรือขนาดอักษรของเนื้อความ ตัวบทที่กำหนดขนาดอักษรมีเฉพาะชั้นความเร็วที่ไม่เล็กกว่า 32 พอยท์ (ข้อ 28) และขนาดของตรากำหนดเก็บหนังสือ (ข้อ 73) ค่าที่ใช้กันทั่วไปมาจากคำอธิบายการพิมพ์หนังสือราชการด้วยคอมพิวเตอร์ ที่ นร 0106/ว 2019 ลงวันที่ 30 พฤศจิกายน 2553 ซึ่งตัวส่งออกของเราอ้างไว้ ไม่ใช่ตัวระเบียบ
ถ้าหน่วยงานของคุณมีคู่มือการพิมพ์ของตัวเองที่กำหนดค่าต่างจากนี้ ให้ยึดคู่มือของหน่วยงาน แล้วปรับในไฟล์ Word ที่ดาวน์โหลดไปแก้ต่อ
เอกสารที่ได้เป็นร่างจาก AI — ตรวจเนื้อหาให้ตรงกับข้อเท็จจริงของหน่วยงานก่อนนำไปใช้จริงเสมอ
6 ชนิด ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ข้อ 10 คือ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ และหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
ระเบียบสารบรรณไม่ได้กำหนดขนาดอักษรของเนื้อความ ที่ระเบียบกำหนดคือชั้นความเร็วสีแดงไม่เล็กกว่า 32 พอยท์ ส่วนเนื้อความที่ตัวส่งออกของ Ekkasarn AI ใช้ 16 พอยท์ ตามแนวทางคำอธิบายการพิมพ์หนังสือราชการด้วยคอมพิวเตอร์
ข้อ 71 กำหนดตัวครุฑ 2 ขนาด คือสูง 3 เซนติเมตรและสูง 1.5 เซนติเมตร กระดาษตราครุฑใช้ขนาดแรก (ข้อ 75) กระดาษบันทึกข้อความใช้ขนาดหลัง (ข้อ 76)
เอกสารที่ได้เป็นร่างจาก AI — ตรวจเนื้อหาให้ตรงกับข้อเท็จจริงของหน่วยงานก่อนนำไปใช้จริงเสมอ
บอกเรื่องที่ต้องการ ระบบเลือกแบบและจัดหน้าให้ แล้วได้ไฟล์ Word ไปแก้ต่อ
ร่างหนังสือราชการ